El portal del comerciant

Llibres obligatoris

 

A. El Llibre de socis
B. El Llibre de caixa
C. El Llibre d'actes
D. Els llibres de comptabilitat

La llei imposa a les associacions unes determinades obligacions documentals i comptables. Així han de disposar d'una relació actualitzada dels seus associats; portar una comptabilitat que permeta obtindre la imatge fidel del patrimoni dels resultats i de la situació financera de l'entitat i arreplegar en un llibre les actes de les reunions dels seus òrgans de govern i representació

A) El Llibre de socis

En ell s'inscriu a tots els socis de l'associació. En el moment de donar d'alta a un soci se li registra amb un número que ho identificarà de forma inequívoca. De cada soci es farà constar el seu nom, domicili, número d'identificació fiscal i qualsevol altra dada que puga resultar convenient registrar, com el número del seu compte corrent per a domiciliar els pagaments de les quotes o per exemple la data d'alta i la de baixa (per a quan es done este cas).

Resulta vital mantindre actualitzada la informació que arreplega el llibre, la qual cosa comporta una doble obligació. En primer lloc per a la persona de la junta directiva que s'ocupe de la seua administració i. en segon lloc para cada un dels socis que haurà de comunicar els canvis que afecten les dades inscrits en el llibre.

Degudament actualitzat, servirà per a conéixer en qualsevol moment el nombre de socis que formen part de l'associació, els seus domicilis [als efectes d'enviar-los les convocatòries] i si es troben al corrent del pagament de la seua quota.

Una de les possibilitats d'este llibre és la següent:

NÚM.

Soci

Datad'alta

Nombre
 

Fecha
de Naci.

Dirección,

Tlf

e-mail

Banco

Nº Cuenta

Fecha

de Baja

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

 

B) El Llibre de caixa

El llibre de caixa complix amb la funció de registrar les entrades i eixides de diners de l'entitat. El funcionament és senzill i consistix a anar apuntant per orde cronològic els cobraments i pagaments que reba o emeta l'associació. Això ens permetrà saber en cada moment la quantitat de diners de què disposem. Cada cobrament i cada pagament aniran associats a un document que pot ser un tiquet, una factura o un rebut.

Al rebre del nostre banc l'extracte dels moviments haguts durant el mes comprovarem que es corresponen amb els moviments que hem anat anotant en el llibre de caixa. Esta comprovació evitarà que deixem d'incloure en el llibre de caixa algun rebut o factura.

 

C) El Llibre d'actes

En ell s'escriuen les actes de les assemblees generals ordinàries i extraordinàries. Les actes són el testimoni escrit dels temes que es tracten en les assemblees i en les reunions de junta i de les decisions que es prenen. Alguns secretari@s fan grans actes en què transcriuen quasi literalment les intervencions. No cal tant

Han d'estar a disposició de tots els socis perquè puguen informar-se.

Tant les assemblees com les reunions de junta requerixen d'una CONVOCATÒRIA PRÈVIA

ACTA D'ASSEMBLEA i l'ACTA DE JUNTA es redactarà amb claredat i de forma senzilla i comprendrà unes quantes parts:

  1. En l'encapçalament s'expressarà el lloc, data i òrgan [junta directiva o assemblea general] i les persones que es reunixen, citant els seus noms, cognoms i càrrecs que ostenten. En les assemblees generals no cal transcriure el nom i cognoms de tots els assistents però sí els del president i del secretari. En esta part de l'acta es farà constar el motiu de la reunió.
  2. El cos de l'acta reflectirà els temes a tractar, les manifestacions, deliberacions, discussions dels assistents i els acords adoptats. Ací és on es faran constar els vots emesos. el quòrum necessari i els vots reservats quan algú no estiga conforme amb l'acord pres per majoria. També s'expressarà com es va arribar a l'acord, per majoria, unanimitat, etc.
  3. En la conclusió de l'acta s'alça la sessió després d'haver-se esgotat l'orde del dia, assenyalant l'hora en què finalitza, i es fa referència a l'aprovació de l'acta (si es redacta en aquell moment; si no. s'aprovarà en la següent assemblea] i s'arrepleguen les firmes dels assistents

 

D) Els llibres de comptabilitat

Les obligacions comptables mereixen una anàlisi detallat, per la qual cosa ens limitarem a recordar el que establix la Llei d'Associacions: estem obligats a portar una comptabilitat que permeta obtindre la imatge fidel del patrimoni, del resultat i de la situació financera de l'entitat i les activitats realitzades, així com efectuar un inventari dels seus béns.

Estes obligacions comptables podem concretar-les en la necessitat de realitzar els documents següents:

  • Un compte de pèrdues i guanys de cada exercici econòmic, que reflectirà el resultat del dit exercici per diferència entre els ingressos obtinguts i els gastos incorreguts durant el mateix.
  • Un balanç de situació al tancament de l'exercici, que reflectirà la situació patrimonial de l'entitat en eixe moment.
  • Una memòria que explique i detall, entre altres qüestions, les activitats realitzades.

 Cal tindre en compte que en el cas d'aplicar la Llei 49/2002 estarem obligats a portar la comptabilitat adaptada al Pla General Comptable i la seua adaptació sectorial a les entitats sense finalitat lucrativa, i en el cas de realitzar activitats econòmiques caldria aplicar les obligacions comptables previstes en la legislació mercantil.

 

T'interessa

Ajudes 2018

Retailcheck

Novetats del portal

Canal YouTube Afic

Consultes on-line

Exposició pública i consultes del PATSECOVA

Festius hàbils per a la pràctica comercial

Seguix-mos a Twitter

Anàlisi i Autodiagnòstics

Actualitat Xarxa Afic

  • ©2019 Generalitat Valenciana.
  • Conselleria d'Economia Sostenible, Sectors Productius, Comerç i Treball
  • El portal del comerç sostenible